Quais são as atribuições de uma boa recepcionista?

Os profissionais que atuam em recepções são responsáveis pela gestão do atendimento ao público, exercendo as mais diversas habilidades em comunicação. Recepcionistas representam a face da empresa. São com elas que o cliente conversa pela primeira vez e são elas que atendem os colegas que precisam de informações e de planejamento.

Além de atender chamadas e direcionar visitantes, as profissionais que trabalham com recepção normalmente lidam com clientes, organizam eventos, marcam reuniões, etc. Com todas essas responsabilidades, recepcionistas precisam ser realmente organizadas enquanto lidam com múltiplas tarefas de uma vez só.

Uma dica de organização da Poliservice é investir em um sistema de arquivamento. É importante saber quais papéis e informações seu chefe, seus colegas e seus clientes podem precisar. Mantenha toda essa informação em pastas separadas – sejam elas eletrônicas ou físicas. Organize seu sistema de arquivamento de uma maneira que funcione para você. Se isso exigir bilhetes grudentos de neon presos em tudo, que assim seja.

Anote outras dicas e destaque-se:

  • Tenha números de telefone em mãos (vários e vários). Por exemplo, saiba o número de colegas, empregados, contratantes, vendedores, números de emergência, etc. Você precisará de todos eles, em algum momento.
  • Mantenha os números organizados em uma agenda ou em um programa de computador apropriado.
  • Uma recepcionista recebe a missão de cuidar da mesa o tempo todo. A empresa reflete uma imagem ruim se ninguém atende o telefone, ou se uma grande fila de pessoas querendo ser ajudada. Tornar-se confiável é uma prioridade. Se seu chefe souber que você é confiável e sempre disposta a ajudar, sua presença se tornará indispensável.
  • Seja respeitosa. Trate cada cliente como se ele fosse a pessoa mais importante a entrar no escritório naquele dia.
  • Tente deixar questões pessoais em casa e mantenha problemas pessoais longe de sua área. Isso inclui chamadas de celular e e-mails.
  • Manusear a correspondência normalmente faz parte do trabalho da recepção. Descubra para onde cada uma vai e adiante seu serviço.
  • A aparência é primordial, pois a competência e a maturidade profissional também transparecem por meio da maneira de se vestir, de se calçar, de se maquiar e de se relacionar. Transmitir um impacto visual agradável, que denote bem-estar e segurança, consolidará uma imagem de respeito, estima e competência.
  • A recepcionista deve sempre orientar procedimentos iniciais, informar horários e tempo de espera. Sinalizar os locais de atendimento, banheiros e copa.
  • Deve ficar à disposição para quaisquer dúvidas e esclarecimentos;
  • Deve sempre estar atenta, ser solícita e simpática para garantir harmonia e boa impressão aos visitantes.

E, para terminar, o bom humor! Essa profissional tem tarefas intermináveis, mas está sempre cumprindo suas responsabilidades com um sorriso e sempre disposta a trabalhar! Isso com certeza é mais uma qualidade muito relevante, pois cumprir suas funções e manter-se motivada é para poucas!

Fontes: pt.wikihow.com / www.infojobs.com.br